Weer een nieuw tooltje erbij..

Je hebt met het in huis halen van Microsoft 365 legio mogelijkheden om bedrijfsprocessen te automatiseren, een centraal intranet te ontsluiten als middelpunt van je bedrijfsinformatievoorziening (hierover doen we in de toekomst meer uit de doeken), maar óók om een vereenvoudiging door te voeren van de wirwar aan systemen waarin je medewerkers zich moeten bewegen.

De gemiddelde kantoormedewerker moet nogal wat systemen kunnen bedienen om zijn bedrijfsleven te kunnen leven, en laten we eerlijk zijn: daar wordt niet iedereen even blij van.. Een urenregistratie, een reiskostenregistratie-app, een declaratie-module en een verlofaanvragen/ziekmeldingen systeem om de meest voor de hand liggende tools eens te noemen. Om nog maar te zwijgen over allerlei schaduw-systeempjes om een afspraak te kunnen plannen met collega’s of andere exoten waar weer een nieuwe (web)applicatie voor wordt aangeschaft of ontsloten. Waarschijnlijk is Single-Sign On met je bestaande profiel in dit soort externe systemen niet altijd mogelijk, waardoor je ook nog meerdere logins moet doen of accounts moet bijhouden.

Dat kan beter!

Het goede nieuws is dat er meer dan voldoende aanknopingspunten in het Microsoft 365 landschap bestaan om juist dit soort functionaliteit vorm te geven en dus centraal te kunnen ontsluiten zonder wéér een nieuwe applicatie te moeten implementeren. Hoe handig zou het zijn als het invullen van je timesheet of het indienen van een kilometerregistratie rechtstreeks vanuit Teams zou kunnen?

Hier hebben we bij JellyBean Consultancy een aantal pasklare oplossingen voor ontwikkeld, die volledig op maat kunnen worden uitgerold in jouw bestaande Microsoft 365 omgeving. We zullen er in deze blogpost een tweetal bespreken.

Teams en het geïntegreerde intranet als startpunt

Het ideale startpunt voor jou en je collega’s is dat fancy intranet dat dienst doet als nieuwsvoorziening, alle belangrijke corporate informatie bevat en een sociaal en functioneel middelpunt van je werkdag is – en dan uiteraard geïntegreerd in MS Teams! Zoals gezegd zullen we hier in een latere blogpost nog uitgebreid op terugkomen, maar voor nu gaan we er even vanuit dat dit gerealiseerd is. Hieronder een screenshot uit ons eigen intranet, met in beeld een aantal knoppen onder de noemer ‘Snel naar’.

Voorbeeld 1: Kilometerregistratie

Met een klik op de knop ‘Kilometerregistratie’ komen wij in deze App terecht (geen login, want we zijn nog steeds in MS 365 onderweg!). Hierin kunnen wij op eenvoudige wijze registreren welke reizen wij voor het werk hebben moeten maken. We voegen een nieuwe registratie toe met de ‘Kilometers opvoeren’ knop vanuit de overzichtspagina:

Het invoerscherm bestaat vervolgens uit een aantal in te vullen velden om een registratie compleet te maken. Met de knop ‘Importeer uit Kalender’ kan er rechtstreeks een afspraak uit je eigen Outlook agenda worden gekozen en geïmporteerd en zullen alle velden meteen goed ingevuld worden in het scherm, inclusief de titel van de afspraak als ‘Omschrijving’. Er is een integratie met Bing Maps ingebouwd, zodat adressen gemakkelijk kunnen worden opgezocht/aangevuld en ook de afstand automatisch wordt berekend. Daarnaast is het mogelijk om je eigen standplaats op te slaan zodat deze steeds voor-ingevuld klaarstaat. Een druk op ‘Save’ en de registratie is gemaakt. De te verwachten vergoeding wordt direct gecalculeerd aan de hand van het geldende tarief (te configureren).

Op dit moment voegen we nog een extra mogelijkheid toe: de keuze voor de wijze van vervoer. In verband met de aanstaande ESG wetgeving vanaf 1-1-2024 moet ook worden bijgehouden met welk vervoersmiddel (auto, trein, elektrische scooter, etc) een reis is gemaakt. Goed om te weten!

Voorbeeld 2: Ziekmeldingen

Op de voorpagina van het in Teams geïntegreerde intranet hebben we een knop toegevoegd waarmee medewerkers zich kunnen ziek- en betermelden. Deze knop toont afhankelijk van een eventuele bestaande ziekmelding de relevante optie. Een druk op de knop triggert het toevoegen van een item aan een Ziekmeldingen lijst in een aparte SharePoint site en trapt meteen een Power Automate flow af om de interne HR afdeling te informeren en daarnaast op te zoeken of de medewerker nog ergens ziekgemeld moet worden; Handig als je bijvoorbeeld gedetacheerd bent. Voor de medewerker blijft de gehele ziekmeldingsactie beperkt tot één handeling en wordt de rest op de achtergrond in goede banen geleid.

Vervolgens zien we dat de knop ‘ziet’ dat er een ziekmelding voor de medewerker bestaat en past daarop de tekst (en uiteraard de achterliggende actie!) aan:

Betermelden gaat vervolgens op een zelfde manier en dezelfde acties worden ondernomen voor de betermelding.

In de mobiele weergave (Teams app op iOS in dit geval) ziet de workflow voor de medewerker er zo uit:

De Ziekmeldingen module is in dit geval een losse SharePoint site waarin de ziek- en betermeldingen op een veilige manier worden opgeslagen met een begin- en einddatum en waarmee vervolgens op eenvoudige wijze inzichten kunnen worden gecreëerd door een HR afdeling, bijvoorbeeld met PowerBI.

Samenvatting

Het op deze manier integreren van een aantal Apps die binnen de Microsoft 365 omgeving bestaan biedt een heel aantal voordelen, zoals:

• Single sign-on/geen aparte logins en accounts – Géén duur nieuw systeem ‘erbij’.
• Centraal bereikbaar vanuit MS Teams
• Volledig vanuit de mobiele Teams App te gebruiken op telefoon of tablet
• Mogelijkheid tot het verder automatiseren van processen die met deze Apps in verbinding staan via Power Automate
• Mogelijkheid tot het aggregeren van data uit deze Apps in Power BI dashboards
• Veilige opslag van je applicatiedata in de Microsoft Cloud, Enterprise-grade security
• Een simpelere en overzichtelijkere werksituatie voor de medewerkers!

Meer informatie, neem contact op!

Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden voor het integreren van één of meerdere van de beschreven modules op maat voor jouw bedrijf. Daarnaast is het altijd mogelijk om samen met ons een nieuwe module op maat te ontwikkelen.

Neem contact met ons op via info@jellybeanconsultancy.nl voor een vrijblijvend gesprek of een productdemo via Teams of, nog liever, in het echt.