Het is een bekend scenario in veel bedrijven: een nieuwe collega verschijnt enthousiast en goedgeluimd op kantoor op een mooie maandagmorgen. De verwachtingen zijn hooggespannen, van beide kanten. Helaas was er op de werkvloer niemand op de hoogte dat deze collega vandaag zou starten en is er bitter weinig geregeld: navraag leert dat de leidinggevende vandaag niet bereikbaar is vanwege verlof en er is nog geen laptop of account geregeld. Over een valse start gesproken…!

Hier kan een volledig ingericht onboardingsproces bij ondersteunen. En welk platform is er nou geschikter om te gebruiken dan Microsoft 365 om een aantal automatiseringsstappen te bundelen en het proces te borgen?

Power Automate can fix this!

De motor achter het automatiseren in Microsoft 365 is Power Automate. Deze post belicht een aantal mogelijkheden om een complete onboarding vanuit Power Automate vorm te geven, van het aanleggen van de gebruiker tot het welkom heten op kantoor (of thuis).

Waar hebben we het dan specifiek over?

• het aanleggen van een nieuwe account via een SharePoint lijst – dit kan zelfs met een Power App als frontje en volledig geïntegreerd in Teams worden weergegeven als App
• het toevoegen van de nieuwe medewerker aan een of meerdere Microsoft 365 groepen (denk aan afdelings-Teams of distributielijsten)
• het toekennen van een Microsoft 365 licentie (eventueel met goedkeuringstap)
• het opvoeren van een nieuwe medewerkers-account in eventuele andere softwarepakketten die binnen het bedrijf gebruikt worden (HR-pakket, boekhoud-pakket, etc.) mits ondersteund (heeft het pakket een API, dan is dit zeer waarschijnlijk rechtstreeks mogelijk).
• het uitsturen van meldingen naar directe collega’s, leidinggevenden en andere belanghebbenden om de status van de onboarding te communiceren
• het plaatsen van een nieuwsbericht op het intranet om de medewerker welkom te heten
• en nog veel meer!

“Dan heb ik zeker die dure Enterprise licenties nodig?“

Dat hoeft niet! Het mooie van Microsoft 365 is, dat dit ook binnen handbereik ligt voor de MKB-er met Microsoft 365 Business licenties. Een hoop features van de zogenaamde Enterprise licenties van Microsoft (de E3/E5 licenties) zijn met behulp van Power Automate na te bouwen. Een voorbeeld van zo’n feature is het automatisch toekennen van een beschikbare licentie aan een (nieuwe) gebruiker als deze aan een Microsoft 365 groep wordt toegekend, precies iets dat je tijdens een typische onboarding voor elkaar wil krijgen. Met behulp van een Custom Connector en één account met een Power Automate ‘per user’ licentie van (op het moment van schrijven) €12,60 per maand, is dit al te realiseren. En heb je eenmaal zo’n account in je bezit, dan merk je vanzelf dat hier nog veel meer mee te automatiseren is in Microsoft 365.

Meer informatie, neem contact op 🙂

Wij vertellen je graag over de mogelijkheden en over het samenstellen van een of meerdere automatiseringsprocessen op maat voor jouw bedrijf. Neem contact met ons op via info@jellybeanconsultancy.nl voor een vrijblijvend gesprek via Teams of, nog liever, in het echt 😉